Jak na volné noze využívám jednoduché CRM

Vedu vývoj malé aplikace, do které si můžete ukládat adresář kontaktů a spoustu další každodenní agendy. Mně aplikace slouží k evidenci kontaktů, zaznamenávání příležitostí a důležitých událostí, k vedení finanční evidence a sledování bilance. Pokusím se popsat, jak ji využívám.

Informace o EviKonu najdete na jeho webu: www.evikon.cz

Partneři a kontaktní osoby

Do seznamu partnerů si ukládám všechny nové společnosti, s nimiž přijdu do kontaktu. Typicky jde o nové poptávky (ty zaznamenávám mezi aktivitami, viz dále). Uložím si tedy informace o firmě, využiju přitom dotaz do ARESu podle IČ. Následně si k partnerovi uložím kontaktní osobu, tedy člověka, s nímž jsem jednal.

Obvykle to probíhá tak, že někdo volá (mám docela dost „studených“ telefonátů, tedy kontakty od lidí, s nimiž se vzájemně neznáme), něco poptává a dohodneme se na dalším postupu. V ten okamžik si zjistím informace, člověka a jeho společnost si zapíšu. Např. dnes se to týkalo dvou lidí a firem, za minulý týden zhruba také tak.

Uložení příležitosti nebo komunikace

Poté zamířím do sekce Aktivity, vytvářím novou, abych si uložil záznam komunikace. Pro tento účel mám vytvořeny typy podle charakteru komunikace. Pokud jde o normální poptávku na webové a související služby, ukládám si aktivitu jako Kontakt:První. Pokud se jedná o školení, pak ukládám jako Školení:Poptávka. Snažím se zachytit proces v dané oblasti („školení“), abych pak viděl návaznost (Školení:Realizace).

EviKon: Přidání aktivity
EviKon: Přidání aktivity

Příklad: Realizace objednávky

Aktivity mohou být pojmenované jakkoliv, ale vyplatí se nastavit je podle typických procesů, které v podnikání probíhají. Například realizace prací od poptávky do předání může probíhat takto (zjednodušeně):

poptávka → schůzka → nabídka realizace → podpis smlouvy → samotná realizace → schůzka → převzetí zákazníkem → fakturace → ...

Aktivity by tedy mohly být pojmenované podle jednotlivých fází, některé z nich se mohou libovolně opakovat (schůzka, telefonát, fakturace), jiné jsou cílem, milníkem (podpis smlouvy).

Já používám nejčastěji Kontakt:První, Schůzka, Komunikace:Důležitá, Nabídka spolupráce, Podpis smlouvy a na konec Školení:Proběhlo, Web:Nabídka a Web:Spuštěn.

Pozdější využití dat

Takto uložené informace využívám pro získání přehledu, plánování dalších kroků nebo vyhodnocování. V jeden okamžik si pomocí filtrování zobrazím:

  • v jakém stavu je spolupráce s konkrétním partnerem (filtruji podle partnera)
  • kolik aktivit je před fakturací, tj. např. ve stavu „převzetí zákazníkem“ – následovat by měla fakturace
  • kolik aktivit je pouze ve stavu poptávka, tj. vyžadují pozornost, např. poslat nabídku

Evidence finančních obratů

Peníze mají svůj modul, kde se ukládají příjmy a výdaje. Každý z nich lze přesně kategorizovat a zařadit tak, aby bylo jasné, čeho se týká. Já zapisuji např. tyto typy příjmů a výdajů:

Příjmy – Platba:Příchozí, Platba:Příchozí:Plánovaná, Platba:Zálohová
Výdaje – Platba:Odchozí, Platba:Odchozí:Plánovaná, Odvod, Platba:Za službu

Tyto typy se vztahují ke konkrétním účelům – co je předmětem plnění platby. Sleduji např. tyto účely využití:
Cestovné, Pojištění, Práce na webu, Poplatek:Konference, Poplatek:Doména, Programování:EviKon, Programování:Jiné, Služba:Hardware, Služba:Komunikace, Služba:Web a další. Propojením vznikne tedy např. vztah Platba:Odchozí + Poplatek:Konference nebo Odvod + Pojištění. Můžu tak přesně sledovat příjmy a výdaje. Díky omezení na časový interval a automatickému přepočtu v pravém dolním rohu okna vidím aktuální stav financí – hospodářský výsledek za vybrané období.

EviKon: Finanční evidence
EviKon: Finanční evidence

Forecasting

Poslední dobou jsem si oblíbil finanční předpověď, forecasting. Uložím si plánované příjmy a výdaje a mám přehled o tom, jaký hospodářský výsledek mám očekávat. Samozřejmě jde hlavně o povinné odvody, ale je docela motivační naplánovat si příchozí platby a pak pouze měnit jejich stav na skutečně připsané. Hlavně ale vidím, kolik peněz mám na cestě a jaké mám závazky.

Jak mi ještě slouží EviKon

EviKon používám hlavně pro operativní přehled. Díky ukládaným aktivitám vidím historii komunikace s konkrétním člověkem, mám poznačené aktivity, ve kterých mám pokračovat. Navíc mi e-mailem chodí připomínky k aktivitám, což je neocenitelné.

Neznámé číslo

Měl jsem telefon v opravě a nepodařilo se mi úplně obnovit všechna data, takže jsem přišel o některá telefonní čísla. Lidi mám ale uložené v EviKonu, takže když mám zmeškaný hovor z neznámého čísla, stačí zadat číslo do filtrů a hned vidím, kdo mi volal. (A případně ho tam přidat, pokud je to někdo nový a získám o něm dostatek informací.)

Potřeboval bych někoho, kdo…

V nedávné minulosti jsem hojně navštěvoval různé networkingové akce, takže jsem si zapsal spoustu nových kontaktů. Už několikrát jsem tyto lidi oslovil s nějakým dotazem nebo mi posloužili pro rozhodování v nějaké záležitosti.

Oslovení neziskovek

Aplikace se hodí také pro využití v neziskovkách. Provozuji portál Deník neziskovky, kde jsme navázali kontakt (nebo dokonce spolupráci) s různými organizacemi. Už několikrát jsem vybrané lidi oslovil s dotazem nebo doporučením. Používám k tomu EviKon a jeho modul E-mailing.

Jen e-mail a poznámky mi nestačí

Jsem přesvědčený, že také profesionálovi na volné noze se vyplatí jednoduché CRM, jakým je EviKon. Mně tedy nestačí jen e-mail a vedení poznámek (obojí používám). Aktivních e-mailových účtů mám asi deset (v různých projektech), takže e-mail je u mě na úrovni pastelky – můžu použít jakýkoliv, podle toho, jakou potřebuji barvu. Ale nemůžu v nich udržovat společnou agendu, na to není e-mail stejně stavěný. Proto z e-mailů vybírám jen klíčové informace a jen ty ukládám do EviKonu. Právě v něm udržuji vše, co potřebuji k podnikání. Jak to máte vy?

 

Zkuste si EviKon zdarma a ihned – je vhodný pro OSVČ, malé firmy a neziskovky.

CRM EviKon - demo.evikon.cz

Sdílejte článek svým přátelům