Zkušenosti s Úřední nástěnkou, tržištěm podlimitních zakázek, a důvody, proč je obtížné nějakou zakázku získat

Někdy před rokem nás v Liberixu oslovila operátorka projektu UredniNastenka.cz a nabídla nám zapojení do projektu. Díky němu jsme měli získat kompletní informace o podlimitních zakázkách a zakázkách malého rozsahu ze státní správy a samosprávy. V tomto článku stručně shrnuji roční zkušenosti.

Kdo je Liberix a proč jsme se zapojili

Pokud můj blog nečtete pravidelně, tak stručně shrnuji, že Liberix je nezisková společnost, která propaguje svobodný software. Kromě této osvětové a vzdělávací činnosti vykonáváme také činnost hospodářskou, kam lze v poslední době řadit školení, případně implementace vybraných IT technologií. Přesněji řečeno – máme určité know how, které dokážeme konkurenčně využít. Protože ale nejsme firma (tzn. nevyvíjíme soustavnou podnikatelskou činnost) a nemáme skoro žádný marketing, příležitostí je málo.

Chtěl jsem využít nějakého systému nebo příležitostí, které by nám pomohly dostat se k novým zákazníkům.

Kolik to stojí?

Pro přístup do systému a pravidelné e-maily jsme zaplatili něco kolem 6500 s DPH na rok. Každý pracovní den pak  začaly chodit e-maily, co e-mail, to informace o jedné vyhlášené zakázce. Průměr byl (odhadem) 12-15 e-mailů denně.

Přesto jsme za celý rok nezískali žádnou zakázku, hlavně proto, že jsme se o žádnou ani neucházeli. Vysvětlím všem, kdo o využití takového systému uvažují, na jaká rizika jsem narazil.

Systém v podstatě funguje, ale ne nám

Provozovatelem Úřední nástěnky (dále jen ÚN) je firma B2M, ostřílený harcovník na zakázkovém B2B trhu – vždyť provozuje ePoptávku, jeden z největších systémů pro přímé obchodování mezi firmami. Jenže ÚN je něco jiného – a to člověk na začátku neví.

Na ÚN jsou skutečně jen poptávky z úřadů všech typů, druhů a stupňů. Jako zájemce si nastavíte klíčová slova, která by se měla ojevovat v požadovaných zakázkách – podle toho vám chodí e-maily (a nabídky vidíte i na webu). Jenže klíčová slova definují rešeršéři ÚN podle často vágního zadání úředníků ze samotných zakázek.

Takže klíčové slovo „školení“ mě pravidelně zásobovalo poptávkami na školení obsluhy vysokozdvižných vozíků, bazální stimulace, sociálních prací a kdovíčeho. Měli jsme nastavených asi 15 klíčových slov a operátorka mě na začátku (a pak jiná na konci, když mě lanařila na další rok) ubezpečovala, že si je můžu nastavit opravdu, jak chci. Tak primitivní nástroj mě opravdu nešokoval, ale neměl jsem odvahu ptát se na větvené podmínky nebo podfiltry.

Upozornění. Pokud nevíte, jak ty systémy fungují, tak jen stručně – existuje jich mnohem víc a všechny čerpají z několika společných zdrojů a dále pak ze stránek jednotlivých uveřejňovatelů, což může být každá dědina, nemocnice, škola, úřad až ministerstvo. Někdo tedy musí ty informace posbírat a zadat do systému. V ÚN se platí za tohle; že vám ty informace někdo strčí pod nos. Není to ale žádná exkluzivita, drtivá většina informací je veřejně dostupná, buď rozdrobeně nebo na podobných webech.

Takže mi kvůli filtru „IT technologie“ (nebo co to bylo) chodily e-maily, že všechny základky hromadně nakupují tablety – nikoliv ale ibalgin do výzbroje každého pedagoga, nýbrž dotykové počítače. Taky mi chodily poptávky po realizaci vysokotlakého potrubí v nemocnici (mělo být certifikované a mě „certifikace“ zajímala), nákupu měřicích přístrojů do Akademie věd (protože tam někde samozřejmě musel být i nějaký ten počítač) nebo stavební úpravy učeben, vzdělávacích center a škol (klíčové slovo „vzdělávání“).

Ale to mi tak moc vlastně nevadilo, chápu princip systému a fungoval v tomto ohledu docela dobře. Nesledoval jsem novinky a je možné, že to bylo během roku vylepšeno a já jsem si to nenastavil lépe. Problém vidím jinde (proto se nechci navážet do ÚN).

Zas na druhou stranu člověk získá slušný přehled o tom, co se kde staví nebo co všechno je možné poptávat (jeden tablet, jeden notebook, jeden dotykový telefon na platformě Android, jedna licence antivirového systému atp.).

Proč je skoro nemožné se zakázkami zabývat

Nabyl jsem ale dojmu, že je to celé habaďůra. Samozřejmě je to jen můj dojem, ale celkově mi to připomíná čokla, které se točí dokola, aby si sežral ocas… až se mu to jednou povede. Pokud jste někdo získal a realizoval zakázku tohoto typu a měl na ní zisk, pusťte se do mě. Nevěřím tomu.

Ve (statisticky) všech zakázkách jde jen o cenu. Nepamatuju si, že bych někde viděl jiné rozhodující kritérium, než je cena. Všechno se tlačí dolů. Podívejte se na obrázek níže a popřemýšlejte. Kdo se proboha chce zabývat dodáním čtyř běžných a ještě navíc nekompletních počítačů? Z čeho se zaplatí práce na vytvoření nabídky.. proč na tohle vůbec reagovat? Tohle je přece komodita, proč se to soutěží?

Zadávací dokumentace je složitá, nepřehledná a špatně čitelná. To, co získáte použitím systému jako ÚN, zase ztratíte na pročítání 12 naskenovaných pdfek (tj. nedá se v nich prohledávat), když hledáte podmínky celé akce. Ano, klíčové podmínky bývají většinou předposlední, a to i tehdy, když na to jdete od konce… 😉

Podmínky jsou často diskriminační nebo obtížně splnitelné. Několikrát jsem narazil na zakázku typu „dodávka e-learningového systému pro úřad,  maximální cena 250 000 s DPH“, mezi podmínkami pak bylo, že přihlášený subjekt musí mít za sebou tři velké zakázky pro státní správu v hodnotě alespoň 0,5 mil. každá, certifikovaného trpaslíka a strýčka na vrátnici. Píšu to v legraci, ale principem je, že cena byla absurdně nízká, bez prostoru na zisk, a zároveň byly požadovány doložitelné zkušenosti se zakázkami o řád nebo dva vyššími. Prostě nesmysl, resp. zakázka psaná na míru nějaké firmě, která se má podle dohody přisát k cecku. Nemluvě o servisních smlouvách „v ceně“ a požadavku dodat texty všech smluv předem (jak to vůbec můžou z pozice zákazníka chtít?!)

Zapojit se do výběrového řízení je drahé a náročné. Tohle jsem si měl uvědomit včas. Reagovat na zakázku a vůbec se nějak zapojit, je velmi náročné ve všech ohledech. Musíte reagovat rychle, většinou do 2-4 týdnů, tzn. vymyslet rámcový plán realizace včetně rozpočtu, sepsat nabídku (předtím tam zavolat a zjistit si maximum informací), sehnat povinné součásti přihlášky (jako třeba ověřený výpis z obchodního rejstříku nebo potvrzení o bezdlužnosti), neudělat nějakou trapnou chybu a vše správně odeslat. A na to může padnout 3-5 plných pracovních člověkodnů. A samozřejmě je to jen nultá fáze, netuším, jak je to s úspěšností.

Po roce jsem rád, že to skončilo

Řekl jsem si, že se nebudu bít do hlavy kvůli těm sedmi tisícům; snaha byla. Kdyby se realizovala aspoň jedna, peníze by se vrátily. Nevrátily. Jsem zas o zkušenost bohatší a hledám zákazníky jinou cestou.

Liberix a jeho zkušení lektoři nabízí školení pro firmy

• Linuxový administrátor
• Kancelářský balík LibreOffice (Writer, Calc, Impress)
• Projektové řízení pomocí Redmine

Použitá fotka: https://picjumbo.com/girl-writing-a-project-to-do/, díky!