Pokročilé open source nástroje v organizaci: projektové řízení, znalostní databáze, CRM nástroje + další

Už v minulém článku jsem psal o open-source nástrojích, které můžete mít v podstatě ihned, používat je a vylepšit stávající situaci ve své organizaci. Ale nestačí jen webové stránky a pošta, pokud je vás víc a komunikujete s klienty, vyvstává potřeba organizovat, archivovat a třídit data. Pro každou oblast firemní činnosti existují standardizované postupy a také patřičné softwarové nástroje. Některé uvedu v tomto článku.

Minulý článek se zaměřil na volně dostupné programy pro správu webových stránek.

Delegování práce, správa úkolů

Pro zadávání práce a kontrolu jejího plnění se používají systémy pro správu projektů, resp. v užším smyslu software pro správu úkolů (událostí, incidentů). Ačkoliv zní popis zcela vyprázdněně a nepochopitelně, je jednoduchý. Máte tým lidí (třeba sborovnu) a potřebujete, aby řešili konkrétní úkoly. Úkolů je hodně, termíny se mění, upřesňují, někdo pracuje, jiné odkládá, výsledky nejsou známy všem, výstupy se přeposílají mailem nebo ukládají na různé počítače, ztrácejí se, zůstaly doma nebo „prostě nefungují“.

Software jako Redmine (a mnoho dalších) pomůže manažerovi (což je ten, který má vše koordinovat a spravovat, tedy „to manage“) udržet si pořádek v lidech, úkolech, výsledcích a čase. Do programu, který je přístupný po přihlášení z webového prohlížeče, je zaregistrován každý uživatel a je mu přidělen úkol společně s termínem a prioritou. Je o tom informován mailem. Úkol během svého života prochází několika stavy (nový – v řešení – odložen – dokončen – uzavřen – neplatný apod.), které určuje jeho řešitel – samozřejmě podle skutečnosti. Tyto změny mohou sledovat další uživatelé a zařídit se podle toho.

Software pro řízení projektů vám pomůže vyřešit triviální problémy a udělá vám pořádek ve společnosti.

Manažer pak vidí stav úkolů v projektu – rychlost a míru plnění, vytíženost jednotlivých lidí, časový průběh v Ganttově diagramu, diskuze u úkolů. Může operativně reagovat, aby byl úkol vyřešen v termínu (případně vidí, co se stane, když se termín nestihne). Přístup k systému není vázán na školní prostředí – je možný odkudkoliv a z různých zařízení (mobily). Každý uživatel může dávat úkoly sám sobě, aby nezapomněl, že má za půl rok něco udělat.

Zní to náročně? Jako sci-fi? Ale ne, je to jen trochu něco nového – nevěřím tomu, že by nebylo možné používat to ve škole, malé firmě nebo neziskovce. Odpadnou lístečky, sešity, papíry na nástěnce, mailové smršti nebo úkolování po telefonu. Nebo jejich výrazná část.

Cena sofwaru: Zdarma. Náklady jsou na instalaci, konfiguraci systému a zaškolení uživatelů, které je nezbytné.

Příklady: Redmine, BaseCamp

Elektronická nástěnka

Už nevím, jak skrýt slovo wiki, aby se ho lidi nebáli a nepletli si ho s Wikipedií. Wiki je typ programu – stejně jako je tabulkový kalkulátor, poštovní program nebo přehrávač muziky. Wiki je nástěnka, kam můžou všichni psát a vkládat obrázky, přičemž jejich činnost je zaznamenána a lze ji kdykoliv vrátit. Použití je univerzální, možná proto tomu chybí jakýsi konkrétní tvar.

Wiki může sloužit mnoha způsoby a záleží jen na konkrétní organizaci, jak ji chce používat. Může to být interní databáze znalostí, dokumentační nástroj (myšleno pro archivování informací), ve škole by to snad měli používat pro sdílení „výpisků“ (ale nepoužívají – i když ŠkolníSešit.cz). Tady bych viděl všechny interní instrukce, návody nebo pokyny. Učitel a jeho žáci používají společně článek na wiki, aby pracovali s textem a hledali jeho optimální stylistickou formu…

Cena softwaru: Zdarma. Některé programy nepoužívají vizuální editor, ale textové značky, pak je třeba zaučení. Vizuální editor je stejný jako všude jinde, zaškolení je proto velmi rychlé. Bude třeba vysvětlit principy jmenných prostorů, aby wiki nebyla odpadištěm, nýbrž organizovaným skladem.

Příklady: MediaWiki, DokuWiki

Práce se zákazníky, klienty nebo dárci

Hledali jsme pro Liberix aplikaci, která nám pomůže spravovat všechny lidi, kteří nás nějakým způsobem podpořili (darem, prací nebo nabídkou). CiviCRM jsme sice nevybrali, ale rozhodně je to software hodný doporučení. Jedná se o CRM systém (customer relation management), tedy program pro správu vztahů se zákazníky. Jak známo, zákazník není jen ten, kdo kupuje (spolupracuje, nabízí, poptává, pomáhá, podporuje), nýbrž také také ten, kdo kupovat (podporovat, poptávat, pomáhat, nabízet) může. CRM systém tedy shromažďuje informace o lidech a organizacích, příležitostech nebo událostech.

V případě firmy i neziskovky je to jasné – znát své podporovatele je nezbytné. Každá firma si o nich ukládá všechny možné informace. (No, každá ne, ale to je její chyba.) Proto vám pokaždé před Vánoci dojde obálka nebo dvě z Fondu ohrožených dětí a dalších organizací. Mají na to program, oslovují své (potenciální) podporovatele a daří se jim to. Podobný systém by měla mít každá neziskovka, která jen trochu plánuje. A myslím, že nejen neziskovka.

CiviContribute: Správce dárců a jejich příspěvků – jeden modul CiviCRM

Cena: zdarma, vyšší nároky na zaškolení obsluhy.

Příklady: CiviCRM, SugarCRM

Všimněte si, že tyto produkty mají silný komerční náboj, přesto jsou stále open source! Nevylučuje se to.

Open source: Také pokročilé business nástroje

Jak jsem psal, open source je „pouze“ jiný přístup a pohled na vývoj softwaru a jeho životní cyklus, než nám tlačí do hlav marketingové aktivity různých firem. Přináší množství výhod a bylo by krátkozraké tyto výhody nevidět. Pro každý účel existuje několik vysoce kvalitních open-source aplikací, které je možné – s více či méně vysokými náklady – použít také ve vaší organizaci. K tomu jsou potřeba firmy, které podobné služby nebo produkty nabídnou. V tom zatím vidím největší nedostatek [českého] trhu – v současnosti zřejmě získáte implementátora redakčního a informačního systému, ale bude drahý a asi nebudete mít moc na výběr. Asi velmi těžko budete hledat firmu, která vám do organizace o 10+ lidech implementuje open source CRM systém. Je to příležitost k podnikání.

Další open-source software, který jsem našel nebo ho znám a soudím o něm, že je kvalitní:

• SchoolTool – vedení školní agendy
• Joomla, Drupal – informační systémy pro webové stránky, slouží jako redakční systém, elektronický obchod apod.
• Zenoss – sledování sítí, hardwaru, zařízení
• PrestaShop, OpenCart – elektronický obchod
• OrangeHRM – jeden z mnoha systémů pro personalistiku
• MindTouch – wiki a informační systém pro firmy
• ProcessMaker – software pro zobrazení procesů ve společnosti – (Business Process Management, BPM)
• OpenBravo – ERP systém (plánování a řízení firemních zdrojů, jednoduše řečeno „účetnictví a víc“)
• WinStrom FlexiBee – český ekonomický a účetní systém; není open source, ale poskytuje široké možnosti pro začlenění do firmy, běží na Windows, Linux, Mac OS X, Androidu (mobil) atp.

Jaké „business“ nástroje znáte vy? Používají se ve vaší organizaci? Podělte se o zkušenosti, zajímají mě. Díky.