Pokročilé open source nástroje v organizaci: projektové řízení, znalostní databáze, CRM nástroje + další

Tabulka úkolů - perex

v minulém článku jsem psal o open-source nástrojích, které můžete mít v podstatě ihned, používat je a vylepšit stávající situaci ve své organizaci. Ale nestačí jen webové stránky a pošta, pokud je vás víc a komunikujete s klienty, vyvstává potřeba organizovat, archivovat a třídit data. Pro každou oblast firemní činnosti existují standardizované postupy a také patřičné softwarové nástroje. Některé uvedu v tomto článku.

Minulý článek se zaměřil na volně dostupné programy pro správu webových stránek.

Delegování práce, správa úkolů

Pro zadávání práce a kontrolu jejího plnění se používají systémy pro správu projektů, resp. v užším smyslu software pro správu úkolů (událostí, incidentů). Ačkoliv zní popis zcela vyprázdněně a nepochopitelně, je jednoduchý. Máte tým lidí (třeba sborovnu) a potřebujete, aby řešili konkrétní úkoly. Úkolů je hodně, termíny se mění, upřesňují, někdo pracuje, jiné odkládá, výsledky nejsou známy všem, výstupy se přeposílají mailem nebo ukládají na různé počítače, ztrácejí se, zůstaly doma nebo „prostě nefungují“.

Redmine: Úkoly v projektu
Redmine: Úkoly v projektu

Software jako Redmine (a mnoho dalších) pomůže manažerovi (což je ten, který má vše koordinovat a spravovat, tedy „to manage“) udržet si pořádek v lidech, úkolech, výsledcích a čase. Do programu, který je přístupný po přihlášení z webového prohlížeče, je zaregistrován každý uživatel a je mu přidělen úkol společně s termínem a prioritou. Je o tom informován mailem. Úkol během svého života prochází několika stavy (nový – v řešení – odložen – dokončen – uzavřen – neplatný apod.), které určuje jeho řešitel – samozřejmě podle skutečnosti. Tyto změny mohou sledovat další uživatelé a zařídit se podle toho.

Software pro řízení projektů vám pomůže vyřešit triviální problémy a udělá vám pořádek ve společnosti.

Manažer pak vidí stav úkolů v projektu – rychlost a míru plnění, vytíženost jednotlivých lidí, časový průběh v Ganttově diagramu, diskuze u úkolů. Může operativně reagovat, aby byl úkol vyřešen v termínu (případně vidí, co se stane, když se termín nestihne). Přístup k systému není vázán na školní prostředí – je možný odkudkoliv a z různých zařízení (mobily). Každý uživatel může dávat úkoly sám sobě, aby nezapomněl, že má za půl rok něco udělat.

Zní to náročně? Jako sci-fi? Ale ne, je to jen trochu něco nového – nevěřím tomu, že by nebylo možné používat to ve škole, malé firmě nebo neziskovce. Odpadnou lístečky, sešity, papíry na nástěnce, mailové smršti nebo úkolování po telefonu. Nebo jejich výrazná část.

Cena sofwaru: Zdarma. Náklady jsou na instalaci, konfiguraci systému a zaškolení uživatelů, které je nezbytné.

Příklady: Redmine, BaseCamp

Redmine: Mně zadané úkoly
Redmine: Mně zadané úkoly

Elektronická nástěnka

Už nevím, jak skrýt slovo wiki, aby se ho lidi nebáli a nepletli si ho s Wikipedií. Wiki je typ programu – stejně jako je tabulkový kalkulátor, poštovní program nebo přehrávač muziky. Wiki je nástěnka, kam můžou všichni psát a vkládat obrázky, přičemž jejich činnost je zaznamenána a lze ji kdykoliv vrátit. Použití je univerzální, možná proto tomu chybí jakýsi konkrétní tvar.

Wiki může sloužit mnoha způsoby a záleží jen na konkrétní organizaci, jak ji chce používat. Může to být interní databáze znalostí, dokumentační nástroj (myšleno pro archivování informací), ve škole by to snad měli používat pro sdílení „výpisků“ (ale nepoužívají – i když ŠkolníSešit.cz). Tady bych viděl všechny interní instrukce, návody nebo pokyny. Učitel a jeho žáci používají společně článek na wiki, aby pracovali s textem a hledali jeho optimální stylistickou formu…

Cena softwaru: Zdarma. Některé programy nepoužívají vizuální editor, ale textové značky, pak je třeba zaučení. Vizuální editor je stejný jako všude jinde, zaškolení je proto velmi rychlé. Bude třeba vysvětlit principy jmenných prostorů, aby wiki nebyla odpadištěm, nýbrž organizovaným skladem.

Příklady: MediaWiki, DokuWiki

Návod na wiki.openoffice.cz
Návod na wiki.openoffice.cz

Práce se zákazníky, klienty nebo dárci

Hledali jsme pro Liberix aplikaci, která nám pomůže spravovat všechny lidi, kteří nás nějakým způsobem podpořili (darem, prací nebo nabídkou). CiviCRM jsme sice nevybrali, ale rozhodně je to software hodný doporučení. Jedná se o CRM systém (customer relation management), tedy program pro správu vztahů se zákazníky. Jak známo, zákazník není jen ten, kdo kupuje (spolupracuje, nabízí, poptává, pomáhá, podporuje), nýbrž také také ten, kdo kupovat (podporovat, poptávat, pomáhat, nabízet) může. CRM systém tedy shromažďuje informace o lidech a organizacích, příležitostech nebo událostech.

V případě firmy i neziskovky je to jasné – znát své podporovatele je nezbytné. Každá firma si o nich ukládá všechny možné informace. (No, každá ne, ale to je její chyba.) Proto vám pokaždé před Vánoci dojde obálka nebo dvě z Fondu ohrožených dětí a dalších organizací. Mají na to program, oslovují své (potenciální) podporovatele a daří se jim to. Podobný systém by měla mít každá neziskovka, která jen trochu plánuje. A myslím, že nejen neziskovka.

CiviContribute: Správce dárců a jejich příspěvků – jeden modul CiviCRM

Cena: zdarma, vyšší nároky na zaškolení obsluhy.

Příklady: CiviCRM, SugarCRM

Všimněte si, že tyto produkty mají silný komerční náboj, přesto jsou stále open source! Nevylučuje se to.

Open source: Také pokročilé business nástroje

Jak jsem psal, open source je „pouze“ jiný přístup a pohled na vývoj softwaru a jeho životní cyklus, než nám tlačí do hlav marketingové aktivity různých firem. Přináší množství výhod a bylo by krátkozraké tyto výhody nevidět. Pro každý účel existuje několik vysoce kvalitních open-source aplikací, které je možné – s více či méně vysokými náklady – použít také ve vaší organizaci. K tomu jsou potřeba firmy, které podobné služby nebo produkty nabídnou. V tom zatím vidím největší nedostatek [českého] trhu – v současnosti zřejmě získáte implementátora redakčního a informačního systému, ale bude drahý a asi nebudete mít moc na výběr. Asi velmi těžko budete hledat firmu, která vám do organizace o 10+ lidech implementuje open source CRM systém. Je to příležitost k podnikání.

Další open-source software, který jsem našel nebo ho znám a soudím o něm, že je kvalitní:

  • SchoolTool – vedení školní agendy
  • Joomla, Drupal – informační systémy pro webové stránky, slouží jako redakční systém, elektronický obchod apod.
  • Zenoss – sledování sítí, hardwaru, zařízení
  • PrestaShop, OpenCart – elektronický obchod
  • OrangeHRM – jeden z mnoha systémů pro personalistiku
  • MindTouch – wiki a informační systém pro firmy
  • ProcessMaker – software pro zobrazení procesů ve společnosti – (Business Process Management, BPM)
  • OpenBravo – ERP systém (plánování a řízení firemních zdrojů, jednoduše řečeno „účetnictví a víc“)
  • WinStrom FlexiBee – český ekonomický a účetní systém; není open source, ale poskytuje široké možnosti pro začlenění do firmy, běží na Windows, Linux, Mac OS X, Androidu (mobil) atp.

Jaké „business“ nástroje znáte vy? Používají se ve vaší organizaci? Podělte se o zkušenosti, zajímají mě. Díky.

Podobné čtení

Jak poslat hromadný mail a neztrapnit se (rady do ... Štve mě, jak lidi neumí posílat hromadné maily (=více lidem). Nezměním to, ale...aspoň jsem sepsal pět nejhorších prohřešků, resp. rady jak se jim vyhnout: Jak...správně posílat hromadné maily
Jak se popasovat s výhodami služeb Googlu na jedné... Přemýšlím o tom stále víc a častěji a...nenacházím jasnou odpověď. Protože je naivní ji chtít, obracím se aspoň na...publikum, abych zjistil možné pohledy na věc. Lukáš přešel na Blogger od Googlu, což mě...překvapilo. Myslel jsem si, že má proti podobnému softwaru zásadní výhrady (kdysi...je měl vůči WordPressu). Jenže tímto krokem přiživil mé otazníky.

11 komentářů u „Pokročilé open source nástroje v organizaci: projektové řízení, znalostní databáze, CRM nástroje + další“

  1. Do seznamu „wiki nástrojů“ bych ještě jako příklad zařadil XWiki, méně známý poměrně komplexní a z hlediska uživatele myslím přítulný systém. Osobně používám jak veřejně (portál cad.point) tak interně jako znalostní databázi.

    Honza

  2. Všechno je to krásný open-source software. Ale případný uživatel by si měl určitě uvědomit, že jsou to pouhé nástroje. V prostředí s malým počtem zaměstnanců, zákazníků, úkolů a podobně mohou naopak překážet. Tam jsou ty lístečky, sešity a obyčejné nástěnky naopak na místě. Jakýkoliv sebepropracovanější nástroj bude v takovém prostředí vždy horší variantou, než obyčejná tužka, blok a pohotový telefon. A zrovna většinou malé neziskovky myslím spadají do této kategorie.

    RedMine používáme na některých projektech v práci. Je moc pěkný a líbí se mi víc než Trac. Není špatný taky Agile42 plugin do zmíněného Tracu a také se mi líbí velmi planningpoker.com pro určování náročnosti úkolů. Všechno to jsou nicméně project management softwary předurčené pro vývoj softwaru 😉

    Nemá tohle být náhodou na blogu Technologická přestávka? Nějak jsem asi nepochopil to rozdělení… 🙂

  3. @Honza Díky za tip na XWiki, neznám, vypadá to robustně. Web obsahově nemohu posoudit, ale líbí se mi jeho snadná ovladatelnost a srozumitelnost.

    @lzap Na TP budu vydávat pouze profily programů. tady chci občas napsat nějakou myšlenku, protože sem chodí lidi (na TP zatím moc ne).

    Já si nemyslím, že malá neziskovka vystačí s papírem a telefonem. Resp. ano, asi vystačí, je jich bezesporu hodně, ale nepovažuju tento způsob za efektivní. Liberix je malá neziskovka, přesto se bez elektronické dokumentace a archivace dat neobejdeme. A že využíváme open source software je přece přirozené (ok, výjimka jsou Aplikace Google).

    Nástroje 20. století dneska nestačí. Jenom dneska jsem měl několik důležitých telefonátů, z toho dva ze zahraničí. Pracoval jsem na desítkách drobných úkolů a napsal několik desítek mailů. Pracuji na dvou počítačích a několika místech. Nedovedu se představit lístečky a sešit.

    Ano, budeme kupovat flipcharty, protože je potřebujeme. A zrovna necháváme vyrábět propisky. Ale to první je proto, že infokresby jsou na papíře nejlepší a to druhé je propagační nástroj. Jejich počet, proces výroby a způsob rozdání si evidujeme. Elektronicky. 😉

  4. Vlastiku prozradim ti jedno tajemstvi. Blok a tuzku muzes mit vsude s sebou. Je to skoro jako mobil, jenze lepsi. Vydrz na baterku taky obstojna. 🙂

    Neni sporu o tom ze i mensi organizace potrebuje pocitace a software. Jen si tak nejsem jisty tim planovanim, nastenkou a crm systemem. Napriklad firmicka o 3 lidech. Umi to byt proste casto kontraproduktivni, a to i u vetsich spolecnosti. Uz jsem se s tim parkrat setkal. Jinak ten software samosebou smysl ma.

  5. Vlastiku prozradim ti jedno tajemstvi. Blok a tuzku muzes mit vsude s sebou. Je to skoro jako mobil, jenze lepsi. Vydrz na baterku taky obstojna. 🙂

    To ale pak mluvíme o jiných věcech. Já jsem psal o sdílení dat mezi lidmi v organizaci…

  6. No já hlavně narážel na delegování a úkolování. Psát to tužkou a dobře komunikovat. To stačí i těm nejlepším manažerům, co mají ty nechutně drahé diáře. Mimochodem kamarád z firmy activa.cz nedávno říkal, že lidi už jsou znechucení všema těma mobilama a elektronikou a vracejí se zpět. Ale proti gustu žádný dišputát. Chápu tu fascinaci vším tím open-source softwarem. Já to mám taky tak.

    U CRM systému je to podobné. Proč mít něco složitého, když stačí tabulka v Excelu. Do ní se klidně vleze i tisíc accountů. Bezproblému. Když společnost opravdu CRM potřebuje, pak už by měla být dostatečně velká na to, aby ustála jeho nasazení. A mělo by být spočítané, že se to vyplatí. Open source dokáže v takovém případě ušetřit. Ano. Ale dokáže také něco vzít. To když se „nasazuje“ tam, kde je to zbytečné. A stává se to podle mého názoru dost často.

    Největší smysl u menších organizací má wikina nebo-li nástěnka. Ale i tam se lze setkat se značným odporem přicházejícím napříč firmou ze všech stran. I to jsem zažil. I pro wikinu musí být to správné prostředí. Jinak se to mine účinkem. To se pak taky může stát, že na takovou nástěnku chodí jen jeden člověk. 🙂

    Ale to už jsem fakt odbočil. Původní záměr byl ukázat nějaký ten super open-source software. A je fakt super. Je v tom strašně moc práce, má to mnoho funkcí. Jen se to proboha, čtenáři, nesnažte používat jenom kvůli tomu…

  7. Se vším, co říkáš, souhlasím, protože je to pravda. Ale stále je to reakce na trochu jiné téma, já jsem psal hlavně o sdílení dat. Sešit v Calcu/Excelu se efektivně sdílet nedá. Takových dokumentů si kopírujeme a posíláme dost, je to na pytel. Podobně „systém pro správu informací o lidech, kteří nás zajímají“. Není problém to uložit do tabulky, ale je problém definovat přístupová práva pro různé lidi, což aktuálně řešíme. Proto si myslím, že tady žádné jednoduché nástroje nepomůžou – buď se použije účelový software, nebo se to prostě nebude evidovat.

    A hlavně – píšu o tom, že to existuje, nestavím se do pozice zaslepeného kazatele o jediné pravdě. Takže s poslední větou naprosto souhlasím.

  8. @Vlastimil: Rád případné dotazy ohledně XWiki zodpovím 🙂 … čím více s tímhle systémem pracuji, tím více se mi líbí … byť samozřejmě není „univerzálně dokonalý“. Ale objektová struktura, která se mimo jiné chová jako wikipedie, je až překvapivě flexibilní.

    Ještě doporučuji pozornosti XWiki Watch, ani ne snad jako produkt, protože s ním nemám praktickou zkušenost, ale jako zajímavý přístup k agregaci informací, což do tématu myslím rozhodně patří.

    Honza

  9. Jako velice dobré řešení pro projektové řízení, které můžeme doporučit je 5pm https://www.5pmweb.com/
    (projekty, úkoly, podúkoly vykazování, reporting..). Je to přeloženo také do češtiny. Je to skoro zadarmo…

Komentáře nejsou povoleny.