Jak jsme v Opavě připravovali konferenci o WordPressu

Napadlo mě to už před časem, ale až v červnu jsem si řekl, že čas nazrál a je vhodná doba začít organizovat podzimní konferenci o WordPressu. Za roky v Liberixu mám nějaké zkušenosti s organizováním podobných akcí i lidí, takže jsem si řekl, na co to vlastně čekám?

Motivace

Motivací jsem měl několik. V první řadě bylo vhodné, aby Liberix opět udělal něco pro propagaci svobodného softwaru, protože krize je překonána a velkou část problémů se podařilo či daří překonat.

Druhou motivací bylo zvýšit povědomí o Opavě, resp. přidat s k těm, kdo už tak činí. Akce týkající se WordPressu se konají v Praze, v Hluboké nad Vltavou (kde sídlí Wedos) a občas v jiných městech (Brno). V Ostravě nebo Olomouci o ničem nevím, tak jsem si řekl, že když už budu něco začínat, pak musí být v názvu „Opava“.

Třetí motivací bylo získat nové kontakty, zjistit velikost „komunity“, navázat komunikaci s případnými partnery či zákazníky a celkově se seznámit s lidmi, kteří se WordPressu věnují.

Jak konferenci profilovat a kde ji uspořádat

Na samotném začátku jsme si stanovili několik plánů: obsahový, propagační, finanční, organizační a personální. Pro každý z nich jsme stanovili posloupnost úkolů, vložili jsme je do našeho Redminu (software pro projektové řízení) a podle termínů (resp. milníků) jsme je začali plnit.

Zásadní otázkou bylo místo konání, které se jevilo jako největší neznámá. Bylo si třeba ujasnit, kdo je cílové publikum, od toho pak stanovit charakter konference a následně hledat partnera s odpovídajícím místem pro realizaci.

Na základě zkušeností s linuxovými konferencemi jsem navrhl následující: Konference bude určena podnikatelům (dopolední část) a začínajícím uživatelům, hlavně studentům (odpolední část). První publikum bylo zajímavé pro všechny zúčastněné (třetí motivace), druhé publikum splňovalo první motivaci.

Jinými slovy – nechtěl jsem pořádat akci pro webové vývojáře. Na to je Opava příliš malá a brání tomu fakt, že těch vývojářů známe minimum (krom toho jsem toho názoru, že většina z nich jsou introverti a je těžké je vytáhnout na konferenci a nedejbože přesvědčovat, aby před ostatními mluvili o své práci).

Univerzita

Za vhodné místo jsme pro konání jsme si vybrali univerzitu, předpokládal jsem, že bude nápadu nakloněná, bude vyžadovat pouze symbolické nájemné (pokud vůbec nějaké) a má dostatečně kvalitní zázemí. Navíc sleduji v místním tisku diskuze o nedostatečné propagaci SLU, tak jsem si řekl, že nás v podstatě nemohou odmítnout. 🙂 Jen jsem nevěděl, s kým začít komunikovat.

To už ale naštěstí věděl Jirka Král a tým začal fungovat. Seznámili jsme se s panem Noskem, ředitelem Centra informačních technologií SLU, jež má za úkol spravovat audiovizuální techniku a také produkci. Nahrává tedy přednášky a různé interní události (inaugurace, volby atp.) a nahrávky zpracovává pro potřeby propagace a interního e-learningu.

Pan Nosek souhlasil s naším návrhem, nabídl nám k využití univerzitní aulu (což je myslím největší místnost univerzity), její zázemí a audiovizuální techniku včetně zpracování záznamů. Během jedné schůzky jsme byli domluveni, zbývalo stanovit termín konference, což zařídil interními dohodami také pan Nosek; aula byla ve čtvrtky naštěstí téměř nevyužitá. V srpnu padlo datum – 15. října 2015.

Lektoři

Tou dobou jsme už měli vytipované kandidáty na lektory a oslovovali jsme je s nabídkou vystoupení. Podařilo se nám zajistit dostatek odborníků, i když nakonec bohužel jeden z nich nepřijel kvůli nemoci (na jeho přednášku jsme se všichni těšili) a jeden odřekl docela pozdě, takže jsme použili náhradníka a jeden slot chyběl (vyplnil jsem ho já). Poučení pro příště – rezerva by neměla být 15 %, nýbrž raději 30 %.

Partneři

Na jednom jarním setkání Business Heroes jsem se seznámil s Pavlem Ondřejem, majitelem opavské firmy Seonet multimedia, která provozuje webhosting Gigaserver.cz. A začalo to dávat smysl. Akce pořádaná neziskovkou na půdě univerzity podporovaná významným oborovým partnerem. Bylo jasné, že konstelace je ideální a je třeba začít jednat. Další partnery tohoto typu jsme nesehnali, s čímž jsem u prvního ročníku počítal. Gigaserver.cz konferenci podpořil finančně, díky tomu jsou náklady na straně Liberixu adekvátně malé.

Mezi partnery jsme ještě přivítali Obchodní snídaně BigThinking, podnikatelská setkání Business heroes, facebookovou skupinu Podnikatelé a živnostníci, Obchodní akademii a Střední odbornou školu logistickou (odkud přišlo několik desítek studentů) a Lucii Nadymáčkovou, Patriotku MSK (viz můj nedávný článek) a Coffee Couch. Firmy V2.cz a WP-admin.cz jsou naše vlastní (Jirky Krále a moje).

Další organizační záležitosti

V okamžiku, kdy jsme měli dohodnutou univerzitu, příjmy do rozpočtu, předjednané lektory, řešili jsme jídlo, pití a organizační záležitosti na místě. Jídlo jsme nakonec udělali jednoduše – nechali jsme si firmou Labužník Catering  přivézt chlebíčky, buchty, ovoce, nápoje, Lucie na místě připravovala kávu. Dle ohlasů to bylo vše v pořádku. Akci vyfotil pan Bohdan Vivsjanik, který dodal fotky během dohodnuté dvoudenní lhůty.

Zpracování videí jsem dohodl s panem Korvinym, s nímž se znám z karvinské konference (letos ji ovšem vynechávám). Pan Korviny videa kompletně připravil na pondělí, tedy dva pracovní dny po akci – což je příklad výborné spolupráce, moc děkujeme.

Během celého dne jsme se nesetkali s žádnými problémy, až mi to bylo divné. Snad jen, že z hlediska počasí byly středa a čtvrtek dva nejhorší dny za dlouhou dobu – zima, pršelo, mlha. Takže příchod a odchod byl pro všechny nepříjemný, ale v aule myslím bylo dobře. Všechno klaplo podle plánů.

Cíle dosaženo dle plánu

I když to nebyla megaakce, za celý den se jí zúčastnilo 150 lidí a na organizací jsme pracovali v poměrně malém týmu, a to většina v jen určité fázi:

• agenda akce: Dana a já
• web a bannery: Jirka, grafik, kodér
• na straně univerzity: pan Nosek, v den akce jeho kolega (ach jo, já jsem zapomněl jeho jméno 🙁 )
• fotograf: Bohdan Vivsjanik, v den akce a poté
• registrace: Dana a Romana, v den akce
• moderování: já
• zpracování videí: pan Korviny, po akci
• dále lektoři, Pavel Ondřej, Lucie Nadymáčková, dodavatelé občerstvení

Mám z toho dobrý pocit. Všechno klaplo, opět jsem se ujistil, že dokážu věci zorganizovat (no jo, ego, ale hřeje to ;-)), že je dostatek šikovných a ochotných lidí, kterým stačí ukázat cíl a že ho společně lze dosáhnout. Jsem rád, že máme odrazový můstek pro další „ročník“, který bychom chtěli uspořádat na jaře. Opět v Opavě, ačkoliv nemalé procento pozvaných lidí si přálo, abychom něco podobné udělali i v Praze, protože jim to tam chybí… 🙂

Děkuju všem!